Cómo organizar y realizar un seminario web

En una época en la que se reducen los presupuestos de eventos y aumenta el acceso a Internet de banda ancha, los seminarios web son cada vez más populares.Los webinars son seminarios basados ​​en la web, que generalmente incluyen a más de 30 participantes y se utilizan para realizar presentaciones, talleres, conferencias y reuniones a gran escala. Dado que los seminarios web se llevan a cabo en línea, permiten a las empresas ahorrar dinero en viajes, catering y lugares, todos los cuales son costos comúnmente asociados con los seminarios presenciales. Sin embargo, debido a su gran asistencia, los seminarios web necesitan una planificación cuidadosa para tener éxito. Esta es la razón por la que aquellos que planean organizar un seminario web deben tomarse su tiempo para asegurarse de seguir correctamente todos los pasos necesarios que garantizarán el éxito del seminario web.

Para ayudarlo a organizar su seminario web, hemos destacado los pasos más importantes que debe seguir a continuación.

Elija una fecha con mucha anticipación

Lo primero que debe hacer al planificar un seminario web, o una serie de seminarios web, es consultar un calendario de feriados y eventos con mucha anticipación. Tenga en cuenta que invitará a varias personas con horarios ocupados, así que avíseles con suficiente antelación para dedicar tiempo a su seminario web. Por ejemplo, la semana antes de las vacaciones de Navidad podría ser muy ajetreada, ya que las personas están tratando de atar todos sus cabos sueltos antes de irse de vacaciones. Al considerar cuidadosamente las fechas elegidas, puede garantizar la máxima asistencia.

Asegúrese de tener el momento adecuado

Considere las diferencias de zona horaria; Si se encuentra en la costa oeste, pero también está invitando a participantes de la costa este (y viceversa), no programe un seminario web para cuando sus participantes estén fuera de la oficina. Además, no programe su seminario web demasiado cerca del final del día; aquí es cuando sus participantes querrán relajarse y ver lo que todavía tienen que hacer para llegar a casa a tiempo. Si está invitando a personas de otros países, elija una hora que generalmente pueda funcionar para todos los participantes (lo cual es raro), o planee realizar su seminario web varias veces para tener en cuenta las diferentes zonas horarias.

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Elija su herramienta de seminarios web

La mayoría de las herramientas de reuniones en línea tienen opciones de seminarios web , solo tiene que elegir el plan que corresponda a la cantidad de participantes que espera invitar. Pruebe las distintas herramientas disponibles y elija la que tenga las características y la funcionalidad que más le convengan. Dependiendo del tipo de seminario web que presentará, es posible que deba cambiar fácilmente entre oradores o grabar el seminario web para publicarlo en línea. Investigue todas las funciones de varias herramientas diferentes y seguramente encontrará el software perfecto para su ocasión. Asegúrese de que una vez que haya elegido la herramienta, su proveedor esté dispuesto a capacitarlo para que pueda aprovechar al máximo su seminario web.

Practique la ejecución de un seminario web

Como anfitrión, se espera que se asegure de que el seminario web se desarrolle sin problemas. No hay excusas para no saber cómo alternar entre los ponentes, realizar una encuesta o grabar el webinar, por ejemplo. Invite a algunos colegas para que lo ayuden a probar la herramienta varias veces después de su capacitación con el proveedor. Además, asegúrese de que todos sus presentadores estén familiarizados con la herramienta de seminarios web.

Desarrollar una agenda e invitación

Antes de invitar a su audiencia, configure su seminario web con cuidado. Piense cuánto durará su seminario web y los temas principales que desea discutir en el orden en que le gustaría discutirlos. También planifique una sesión de preguntas y respuestas, ya que es probable que sus asistentes tengan algunas preguntas al final de su presentación. Luego, delinee la agenda en la invitación. Esta es la forma más fácil para que sus participantes sepan si su seminario web será relevante para ellos. La invitación también debe incluir un enlace que permita a sus participantes conectarse al seminario web, así como un número de llamada, en caso de que prefieran escucharlo por teléfono.

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Invite a su audiencia

Piense detenidamente en lo que desea presentar y elija a su audiencia en consecuencia. Asegúrese de realizar un seguimiento de sus respuestas para saber quién asistirá a su seminario web. Al monitorear de cerca su lista de asistentes, podrá planificar su seguimiento con anticipación.

Planifique su presentación

Tenga en cuenta que las mejores presentaciones de reuniones en línea son muy visuales y atractivas. Si está utilizando PowerPoint, por ejemplo, no abarrote las diapositivas solo con palabras. Incluya imágenes que sean relevantes para lo que está presentando. También puede usar videos e incluso juegos en línea, si corresponde, para darle vida a su presentación. Algunos planificadores de seminarios web incluso envían materiales a las oficinas de los participantes antes de la reunión. Aprenda a pensar de forma creativa y su seminario web cobrará vida.

Grabe su seminario web

Al hacer disponible una grabación de su seminario web, aquellos que deseen volver a visitar parte de la discusión o aquellos que no pudieron hacerlo, pueden escuchar lo que se dijo en su propio tiempo. Si está vinculando su seminario web a una campaña de marketing en línea, puede utilizar la grabación en cualquier correo electrónico que envíe, reforzando su mensaje.

Seguimiento

Al igual que con las reuniones en línea, el seguimiento de un seminario web es extremadamente importante. Recuerde a sus participantes lo que se discutió y realice una encuesta para recopilar sus opiniones sobre cómo fue el seminario web. Si está planeando otro seminario web que podría ser de interés para su audiencia, asegúrese de informarles cuándo pueden esperar una invitación.

Revise sus comentarios

Asegúrese siempre de revisar cualquier comentario que haya recibido sobre sus seminarios web. Así es como puedes mejorar tus próximos. Preste especial atención a los comentarios relacionados con la presentación, ya que constituyen el núcleo del seminario web.